手書き・パソコン・スマホ、どれがいい？履歴書の作成方法

●手書きでの作成

市販の履歴書用紙を購入して、ボールペンで書き込む方法です。鉛筆やシャーペン、消せるボールペンは使用せず、黒のボールペンを使うようにしましょう（色ペンもNG）。
なお手書きの履歴書の場合、現像した証明写真を貼る必要があるため、写真館や証明写真機（スピード写真）での撮影が必須となります。

●パソコンでの作成

パソコンの文書作成ソフトや表計算ソフト（ワードやエクセルなど）を用いた作成方法。転職サイトによってはフォーマットを無料で提供している場合もありますし、ほかにも検索をするとさまざまな履歴書のフォーマットデータが見つかるのでそれらを使いましょう。フォーマットをダウンロードし、キーボード入力で文字を打ち込んで作成します。

スマホ用にアプリ化された文書作成ソフトや表計算ソフトを使えば、スマホでも作成が可能です。ただし、パソコンを想定して作成されたフォーマットが多いので、スマホだと使いづらいケースも。スマホで作りたい場合には、次に紹介する方法をお勧めします。

●スマホでの作成

スマホで使用可能な、履歴書の作成に特化したアプリを利用した作成方法。さまざまなアプリメーカーから配信されており、アプリごとに作成手順や機能などが異なります。一般的には、表示された項目やステップに沿って必要事項を入力していくと履歴書が完成する仕組みになっています。

手書きで履歴書作成

【〇  メリット】

①文字の書き方で丁寧さ・熱意をアピールすることができる

手書きの文字は、その筆跡や形などにより、読み手にさまざまな印象を与えます。文字の大きさや間隔のバランスが取れていたり、文字の「とめ・はね・はらい」まで省略せずに丁寧に書かれたりしていれば、「仕事も丁寧そう」といった好印象につながることも。自分の熱意や意欲をアピールしたい場合、文字に自分の思いを込めることができる手書きがお勧めです。
字を書くのが好き・得意な人に選ばれやすい作成方法ですが、字を書くのが苦手な人でも丁寧さを意識すれば採用担当者に熱意や意欲は伝わるので、自信を持ってトライしましょう。

②作成方法としてNGにはなりにくい

従来、日本では心を込めて丁寧に書く「手書き」を重んじる風習があるため、手書きがNGということは考えにくいでしょう。迷ったときには手書きで提出するのが無難ともいえます。

③印刷が不要で、作成したものをそのまま使える

パソコンやスマホで作成した履歴書の場合、面接時に持参する際はプリンターで印刷しなければなりませんが、手書きならそのまま提出できます。

【×  デメリット】

①書き損じた場合は、別の用紙で最初から書き直す必要がある

消せるボールペンや修正液、修正テープの使用は避けるべきです。書き損じたり、書いてみたら全体のスペースや行間などバランスが悪くて読みづらくなったりすることはよく起こるので、鉛筆などで薄く下書きをするのがお勧めです。

②雑に書いてしまうと心証を損ねやすい

丁寧に書けば好印象が得られやすい一方、雑に書くと印象が悪くなりやすいです。履歴書が急に必要になったときも、手書きで作成するときは落ち着いて、丁寧に書くことを意識しましょう。

③複数の応募先に提出する場合、どの応募先にも共通する項目もすべて一から書く必要がある

パソコンやスマホで作成する場合、データを複製すれば「名前」や「連絡先」といったどの応募先でも共通する内容を使い回せますが、手書きで作成する場合は応募の度にすべての項目を一から書かなければいけません。そのため、複数のクリニックや病院に同時に応募する際は、履歴書の作成に時間がかかることも。

④控えを残したい場合は、コピーが必要

手書き書類の場合、一度提出したら手元には残りません。不採用の場合は返却されるケースもありますが、応募先で破棄されることも多いです。自分が書いた履歴書を控えとして残しておきたいときには、コピーしておく必要があります。

⑤メールで提出する場合は、データ化が必要

クリニックや病院の応募では比較的少なめですが、応募先からメールでの提出を指定されることも。その場合は、手書きで作成した履歴書はスキャナーでデータ化する必要があります。なお、大半のコンビニではコピーだけでなくデータ化するサービスも行っていますので、自宅にスキャナーがない場合に利用しましょう。

〈この作成方法が向いている人〉

• 働きたい意欲が高く、履歴書からもその熱意をアピールしたい人
• プリンターを所持しておらず、コンビニなどでの印刷にも不慣れで抵抗感のある人

パソコンで履歴書作成

【〇  メリット】

①間違えたとき、手直ししたいときに容易に修正ができる

文字の修正が手軽にできます。提出前に何度もチェックし、手直しをしながら熱意ややる気が伝わる志望動機をじっくり考えたい人に向いています。

②データを複製できるので効率的

名前や連絡先、学歴・職歴といった、どの応募先でも共通する内容を流用できるので、複数の応募先に提出したいときに入力の手間が省けます。

③フォーマットをカスタマイズできる

手書きで使う市販のフォーマットでは学歴・職歴の欄が余ってしまったり、逆に足りなくなったりすることもありますが、パソコン作成で使用するフォーマットなら、記入欄の行数を増減させたり広げたりすることが可能です。
ただし、書くことが少ないからといって行数を減らしすぎて、大きな余白ができてしまうのはNG。減らした分は他の記入欄を広げるなどして履歴書のデザインを損なわないようにしなければなりません。よってカスタマイズできるといっても、必要最低限の調整にしておきましょう。

④パソコンスキルのアピールにもなる

パソコンのキーボード入力や文書作成ソフトの活用などは、業務で必要となる場合も少なくありません。パソコンで履歴書を作成することで、パソコンの基礎的なスキルがあることをアピールできます。

【×  デメリット】

①手書きに比べて誠意が伝わらないと判断されることも

応募先の採用担当者によっては、パソコンやスマホで作成された文章に機械的な印象を持たれる可能性もゼロではありません。手書きに比べて丁寧さなどを表現しづらい分、志望動機・自己PRの内容をよく考え、熱意が伝わる内容になるようにしっかりブラッシュアップすることを心がけましょう。

②文書の複製やコピペでの誤りには要注意！

パソコンを使用して作成する場合の最大の注意点は、他の応募先に送った文書を複製したり、部分的にコピー＆ペーストをしたりしたときの書き換え忘れです。修正のし忘れや消し忘れがないか入念にチェックを。さらに変換ミス、誤入力もしっかり確認しましょう。

③エラーによるやり直しが発生することも

パソコンや使用ソフトがエラーを起こして、作成途中のデータが吹っ飛んでしまうトラブルはゼロではありません。一切保存していないと、完全にやり直しになってしまうことも……。途中で保存するのを癖づけるようにしましょう。

④データ管理を怠るとミスが起こりやすい

複製しやすさの裏返しとして、古いデータや似たファイル名のデータが混在しやすいのが、パソコンやスマホによる作成で気をつけたい点。そのため、メールで提出する際に、古いデータや別の応募先用のデータを誤送付するといったミスも起こりがちです。
「ファイル名には応募先の名称を入れておき、別の応募先用に複製したときは最初にファイル名を変更する」「応募先1箇所につきデータは1つだけ」などのデータ管理を意識すると良いでしょう。

⑤持参や郵送時は印刷が必要

データでの作成のため、面接時に持参する場合や郵送のときには印刷が必要です。自宅にプリンターがあれば、それを使えば問題ありませんが、印刷が不鮮明になって文字が読み取りづらいということがないように、インクの残量に注意しましょう。
もしプリンターを持っていない場合は、USBメモリーなどにデータを保存して、コンビニなどのプリンターにつないで印刷するという方法もあります。

〈この作成方法が向いている人〉

• パソコンやプリンターなどがあり、作業環境が整っている人
• キーボード入力に慣れている人
• 何度も手直ししながら完成させていきたい人

スマホで履歴書作成

【〇  メリット】

①場所を選ばずに作成が可能

どこでも作成ができるのがスマホの大きな強み。手書きやパソコンのようにデスクや作業スペースを確保する必要がないので、休憩時間や育児の合間など、ちょっとした空き時間を活用できます。
ただし、個人情報を入力しているということは忘れずに。混雑している電車の中のように、周りの人に見られる可能性がある環境で作成することは避けましょう。

②操作性に優れており、簡単に作成できる

スマホのアプリは、履歴書を作るために操作方法などが最適化されているため、複雑な操作が不要。初めてでも迷うことなく完成するように設計されているものが大半です。
また、スマホ特有のフリック入力で履歴書を作成できるのも、手慣れた人によってはメリットと感じるでしょう。

③修正作業が容易で、修正も楽々

文字の修正が手軽にできます。まずは一通り作ってみて、提出前に何度も手直しすることも可能。熱意ややる気が伝わる内容になっているかなど熟考しましょう。

④顔写真の撮影、取り込みが簡単

スマホのカメラで顔写真を撮影すれば、簡単にアップロードができます。証明写真を撮影しに行く手間と費用を抑えることができ、何度も撮り直しができるのもプラス要素です。

【×  デメリット】

①すべてのアプリが高品質とは限らない

アプリ開発・配信は大小さまざまな企業が参入しているため、質の悪いアプリが出回っている場合もあります。アプリのレビュー情報などを参考にしながら、自分に合うアプリを見極める必要があります。

②利用条件はアプリによってさまざま

完全無料で使えるもの、購入しないと使えないもの、特定の機能を使う際に課金を要求してくるもの、利用する際に転職サイトへの登録が必要なものなど、アプリごとに利用条件が異なる場合があります。使用前にアプリストアの商品説明などをチェックしましょう。

③スマホの充電が切れると作成できない。電波状況にも注意を

パソコンも同様ですが、外出先で作成する際はバッテリー残量に注意しましょう。また無線LAN環境下で作成する場合、電波状況によっては入力途中で切断されて内容が消えてしまう可能性も。こまめにデータを保存するように心がけましょう。

④パソコンと同様、持参や郵送時には印刷が必要

自宅で印刷する場合はスマホに対応したプリンターが必要です。アプリによっては、コンビニのプリンターにデータを送信できる機能などが備わっていることも。使用するアプリの印刷方法を確認しておきましょう。

⑤スマホでの履歴書作成は、採用側の印象が悪い場合も

スマホでの履歴書作成は手軽にできる分、採用担当者には手抜きをしていると捉えられてしまう可能性も。とはいえ、パソコンで作った履歴書とほとんど見分けはつかないので、スマホで作成したことをあえて自分から伝える必要はないでしょう。

〈この作成方法が向いている人〉

• 隙間時間に作成を進めたい人
• とにかく手軽に履歴書を作りたい人
• 写真撮影の費用を抑えたい人