クリニックや病院への転職が決まったら、初日に入職に関する手続きとして、あらかじめ指定されていた書類の準備や提出をする必要があります。
ただでさえ「新しい職場になじめるかな……」「早く慣れないと……」といった不安や緊張がある中なので、最初にどういう手続きをしなければならないのか、どんな準備が必要なのか気になる人もいるでしょう。そこで、この記事では「離職期間がない場合（前職の退職翌日から新しい勤務先に入職する場合）」での一般的な入職手続きについて解説します。
どんな提出書類があるのかを知っておけば、事前準備もしやすくなります。ぜひ参考にしてください。
1 離職期間がない場合に、看護師が入職時に必要な手続きとは？
入職時、新しい職場が健康保険や厚生年金保険などの社会保険を完備しているところであれば、それぞれ加入手続きが発生します。その際、前職の退職日の翌日から新しい職場に入職する場合（離職期間が発生しない場合）は、新しい勤務先が切り替えの手続きを代行してくれます。そのため、自身での健康保険や年金、雇用保険の切り替えは不要。基本的には、後述する必要書類を新しい職場に提出すればOKです。
離職期間の有無による入職手続きの違い
社会保険以外にも、勤務先によっては、給与振り込み先や通勤交通費の申請などの手続きが発生しますが、こちらも指定された書類を提出すれば勤務先が対応してくれます。
入職初日はさまざまな書類への署名捺印が必要なので、筆記用具と認印を持参するようにしましょう。
なお、自分で用意して入職初日に持参する書類については、勤務先からあらかじめ指示されるのが一般的です。もし、入職日が近づいても指示がない場合は、必ず先方に確認するようにしましょう。
２ 看護師が新たな勤務先へ提出する主な書類
提出書類は、「必ず提出する書類」と「勤務先によっては提出を求められる書類」の大きく2種類に分けることができ、さらにそれぞれで「本人が用意して持参する書類」と「新たな勤務先から書類を受け取って、必要事項の記入や署名捺印などをして提出するもの」があります（図を参照）。
離職期間がない場合の主な提出書類
「本人が持参する書類」については、前もって準備して入職初日に持参する書類です。書類の発行日の都合で入職初日に持っていくことが難しい場合、勤務先に相談しましょう。
一方、「新たな勤務先から書類を受け取り、記入して提出するもの」については、入職初日に書類を受け取るケースが多いため、事前準備は基本的には必要ありません。
なお、職場によってはここで紹介した以外の書類の提出を求められる場合などがあるので、実際の転職時には手続きに必要となる書類の内容を勤務先に確認することをお勧めします。
それでは、上図で挙げた各書類の役割や提出での注意点をそれぞれ紹介します。
①必ず提出する書類
ここで紹介する書類は、基本的にはほぼすべての勤務先で提出する必要があります。
●本人が持参する書類
・看護師の免許証のコピー
看護師は国家資格を持っていなければ従事できない職業なので、資格を持っている証明として、入職の際に免許証のコピーの提出を求められます。
提出時の免許証の記載内容は、最新のものに更新しておかなければならない点に注意です。更新が完了してから新たな免許証が届くまで3ヵ月程度かかるのが一般的なので、入職日が決まった後の手続きでは間に合わない場合も。そのため、婚姻などにより氏名や本籍地に変更があった場合、速やかに変更・更新手続きを行っておくことをお勧めします。
・雇用保険被保険者証
※出典：厚生労働省「ハローワーク インターネットサービス」
雇用保険に加入していることを証明する書類です。新たな勤務先でも雇用保険被保険者番号は引き継がれるため、被保険者証を前の職場に預けていた場合は、退職時に返却してもらうのを忘れずに。
なお、手続き上で必要なのは雇用被保険者番号なので、被保険者証のコピーでの提出でも問題ありません。
・源泉徴収票
※出典：国税庁「税の情報・手続・用紙」
新しい職場での年末調整で必要となる書類です。年末調整は、年末に在職している職場で行うものであり、転職した年は前職と現職の収入を合計したもので計算するため、前職の源泉徴収票を新しい職場に提出する必要があります。
ほとんどの場合、退職後1ヵ月くらいたつと各種金額が記載された源泉徴収票が自宅に送られてきますが、もし届かない場合は前の職場に問い合わせてみましょう。また、年度末に自分で確定申告をする場合は源泉徴収票の提出は必要ないため、その旨を新しい職場に伝えるようにしましょう。
・マイナンバーまたは基礎年金番号がわかる書類
新しい職場が厚生年金保険の適用を受ける場合に加入することになり、手続きではマイナンバーか基礎年金番号のどちらかの提出が必要になります。次のAかBのうち、いずれかの書類を用意するようにしましょう。
A.マイナンバーが確認できる書類：マイナンバーカード、マイナンバーの表示がある住民票の写し、通知カード（氏名、住所などが住民票の記載と一致する場合に限る）
※出典：総務省「マイナンバー制度とマイナンバーカード」
B.基礎年金番号が確認できる書類：基礎年金番号通知書、年金手帳など
※出典：日本年金機構「基礎年金番号・基礎年金番号通知書・年金手帳について」
なお、2022年4月以降に国民年金や厚生年金保険に初めて加入した人には、年金手帳は発行されず、代わりに基礎年金番号通知書が交付されます。職場によっては年金手帳の提出を指定される場合もあるため、持っていない場合は、上記の書類（年金手帳以外）でも良いかを確認するようにしましょう。
●新たな勤務先から書類を受け取り、記入して提出するもの
・雇用契約書
給与、就業時間、業務内容など労働条件に関する事柄を書面にしたもの。本人と雇い主側の双方が署名捺印することで雇用契約が締結され、それぞれ1部ずつ保管します。
・扶養控除等申告書
年末調整を受けるために提出が必要な書類で、給与を受けるすべての人が提出しなければなりません。この書類を提出しないと、源泉徴収の際にさまざまな控除が受けられなくなります。
・健康保険被扶養者異動届
健康保険は従業員だけでなく、配偶者や子どもなど扶養家族も給付の対象になります。もし扶養している家族がいる場合は、この書類を提出しましょう。ただし、被扶養者が健康保険に加入するためには、被保険者との続柄や収入など、一定の条件をクリアしていることが必要です。
②勤務先によっては提出を求められる書類
ここから紹介する書類については、職場によって提出を求められる場合と求められない場合があります。
●本人が持参する書類
・健康診断書
クリニックを含めたすべての企業は、新たに入職した人に対して、入職前後に健康診断を受けさせることが法律で義務づけられています。
もし入職時の提出書類として健康診断書が含まれる場合は、入職日よりも前に健康診断を受診しなければなりません。なお、前職で受けた健康診断が入職日から3ヵ月以内で、かつ健診項目が同じであれば、そのときの健康診断書を代用できます。
健康診断の受診については、勤務先から場所や日時を指定される場合や、自分で探して予約しなければならない場合など、勤務先によって異なります。後者の場合、受診のタイミング次第では入職日までに健康診断書の受け取りが間に合わないことも。早めの受診予約を心がけることをお勧めします。
・退職証明書
前職を退職したことを証明する書類ですが、前職の退職時に必ず発行されるものではありません。そのため、新しい職場から提出を求められた場合は、前の職場に発行を依頼しましょう。
新しい勤務先が退職証明書の提出を求める主な理由としては、履歴書・職務経歴書に書かれている経歴や面接時に聞いていた退職理由と不一致がないかを確認するためです。
・住民票記載事項証明書または住民票の写し
勤務先は労働者の名簿を作ることが法律で義務づけられているため、氏名・生年月日・性別・住所などを証明する書類として、これらの書類の提出を求めることがあります。また、住民税の支払い手続きを市町村窓口に行うときや、通勤交通費を算出する際の住所を把握するときにも使われます。
なお、住民票記載事項証明書とは、住民票の記載項目のうち、必要とする事柄のみを記載した書類のことで、住民票に記載されている内容と相違ないことの証明にもなります。かつては住民票の写しの提出を求められることが多かったですが、個人情報保護の観点から今は住民票記載事項証明書での提出が望ましいとされています。もし、住民票の写しの提出を求められた際は、住民票記載事項証明書の提出で良いか勤務先に相談してみるのも良いでしょう。
●新たな勤務先から書類を受け取り、記入して提出するもの
・給与振込先届出書
給与や賞与の振込先を登録するための書類です。手渡しではなく銀行振込で給与を支払うこととしている職場の場合に提出が必要となります。振込先の金融機関が指定されている場合があるので、あらかじめ確認するようにしましょう。また、口座の名義は、親や配偶者ではなく必ず本人名義でなければなりません。
・通勤手当支給申請書
通勤手当は法律で義務づけられているものではなく、転職先によって支給される場合とされない場合があります。通勤手当のある職場の場合、通勤にかかる実費、もしくは通勤距離に応じて全額または一部が支給されるため、住所や通勤距離・手段、金額を記載した書類を提出します。
・身元保証書
履歴書などを通じて伝えている身元に間違いがないかを証明する書類です。勤務先に損害を与えるようなことがあった場合、本人とともに身元保証人が賠償責任を負う旨が明記されていることが多いです。ただし、実際に損害賠償を求められるケースはまれであり、人物保証としての意味合いが強いです。
勤務先によっては身元保証人に条件（従業員の親、親以外の親族、本人とは生計が異なる親族など）が設けられている場合があるので、勤務先に身元保証人の該当基準を確認してから、該当する人に協力をお願いするようにしましょう。
身元保証人になってくれる人の直筆署名が必要な場合、提出期日に間に合うよう速やかに書類を手配しましょう。
・誓約書
就業規則や守秘義務の順守を誓う目的で提出する書類です。職場でのトラブル防止を意識づけるために提出を求められることが一般的です。
誓約書には、その職場に在籍している間のことだけではなく、退職した後の約束事（院内や患者に関する秘密を漏らさないなど）が含まれている場合もあります。
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以上、離職期間がない場合の入職手続きについて解説しました。 入職の際に必要な書類を知っておき早めに準備しておけば、落ち着いた気持ちで入職日を迎えやすくなるでしょう。 この記事で紹介したことを参考にしながら、実際に必要な書類は転職先にしっかり確認をとり、入職準備を進めてください。
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